Étude de cas

 

La perle de la Polynésie française pour le service d'urologie de Harvard Medical School

Le service d'urologie de l'Université Harvard, affilié au Brigham and Women's Hospital a mandaté Caméléo pour la création et l'organisation d'un événement international. En 2019, la première édition de Men's Health & Advances in Urologic Care a eu lieu au Conrad Bora Bora, un hôtel d’exception en plein coeur de la Polynésie française.

Objectifs du client

Le comité scientifique composé de membres du Brigham and Women's Hospital offrait deux programmes scientifiques durant cet événement. Le premier, à l’intention de la communauté internationale d’urologie, ciblait uniquement ces chirurgiens. Le second ciblait les médecins de famille et médecins spécialistes issus de différents champs de pratique ayant un intérêt en santé des hommes. La portée de la clientèle était internationale.

L'objectif principal du comité scientifique était de susciter un grand intérêt pour leur événement en l'organisant dans une destination de calibre mondial. Le lieu choisit devait être exclusif, convivial et unique. 

Cette démarche avait aussi pour but de faire valoir les recherches et avancées de l'équipe organisatrice et de son département à l'hôpital. Lancer un tel événement génère inévitablement une visibilité pour les projets qui y sont présentés.

Une collégialité active de la communauté internationale était un grand facteur de succès. L'événement devait permettre une proximité avec des experts internationaux, au bénéfice de l'expérience de tous. La destination et le contexte devaient être attirants pour avoir des invités de premier plan.

Création et organisation de l'événement par Caméléo

Après des recherches exploratoires dans plusieurs lieux à haut potentiel, notre choix s'est arrêté sur le Conrad Bora Bora, que nous avons entièrement privatisé du 9 au 14 octobre 2019. Uniquement accessible en bateau, cet hôtel est un véritable paradis terrestre. Bora Bora, ce sont ces légendaires villas sur pilotis, de somptueux couchers de soleil, des plages de sable blanc à faire rêver et une nature luxuriante.

Privatiser cet hôtel a rendu possible un service personnalisé à l'extrême, tout en marquant une exclusivité qui favorise les contacts entre les participants.

En guise de clôture de ce grand événement scientifique, nous avons réservé exclusivement le Motu Tapu, une île inhabitée, inaccessible et sacrée, le temps d’une soirée gastronomique, festive et magique. Cette soirée unique, incluse pour tous, restera assurément gravée dans nos mémoires à tout jamais.

Résultats et expérience vécue

Parmi les commentaires recueillis sur place, nous avons retenu une forte proximité entre conférenciers et participants, rendant agréable le partage de connaissances pointues. La réputation de Bora Bora n'étant pas surfaite, chaque participant a vécu de façon différente un séjour énergisant et valorisant.

Tenir la rencontre dans un contexte différent a permis aux organisateurs de recevoir la visite de sommités internationales d'urologie, étant donné la nature plus divertissante et intime de l'événement. Regrouper des figures connues d'une spécialité médicale est toujours facilité par une destination intéressante. Le taux de participation aux conférences est lié à la proximité entre les participants et les experts. Il est bien rare de pouvoir prendre le temps de discuter d'avancées concrètes autour d'une même table, dans un contexte tout aussi professionnel que personnel.

Dans un monde où l'information circule rapidement, il est pertinent de présenter ses résultats de recherche sous différentes formes, et la tenue d'ateliers scientifiques vient donner une profondeur d'information inégalée. À cet effet, les membres composant le comité scientifique ont obtenu une reconnaissance autant locale qu'internationale.

Un succès, donc, pour cette première édition de Men's Health & Advances in Urologic Care et Advances in Urologic Care, un rendez-vous international qui ne pourra qu'élargir ses horizons dans les années qui viendront.

Nous remercions le service d'urologie de l'Université Harvard, affilié au Brigham and Women's Hospital, pour leur confiance tout au long de ce mandat.

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